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2018/12/19

在宅勤務制度って、ぶっちゃけどうなの?


ビースタイル編集部 初登場 夫馬(ふま)です。

中途入社7年目。
師走のこの時期、編集部多忙につき、急遽投入されました(泣)

私、2年前、重度のアレルギー症状に見舞われ、
お医者さんから約1ヶ月間の外出禁止を言い渡されました。
仕事とお酒が趣味の私にとって、その時間は「ひま」そのもの。
そこで、会社に依頼し1ヶ月間在宅勤務をさせてもらいました。

そもそも在宅勤務っていいの?悪いの? 会社側のメリット・デメリットは?
とお考えの経営者・人事担当者もいるのでは。

そこで、ビースタイルの在宅勤務制度と実態を調査し、解決のヒントとしていただくべく、
「在宅勤務って、ぶっちゃけどうなの?」レポートをお送り致します。

【事前情報 ビースタイル 在宅勤務制度の特徴】

■年間許可制度
在宅勤務を希望する社員は、年に1度、在宅勤務の許可申請を提出。
申請を受けた上司は、該当社員が在宅勤務できるかどうかを判断し、承認する。

■PC貸与のための事前申請が必要
在宅勤務の場合は、個人情報や機密情報を取り扱うため、原則、会社から貸与されるPCを利用することが義務付けられている。
PCの貸与は常時貸与と都度貸与に分かれ、在宅勤務制度の利用頻度が高い社員は、常時自宅に会社から貸与されたPCを自宅に置いておくことができる。
利用頻度の少ない社員は都度貸与となり、5営業日前までに申請する必要がある。
そのため、急な在宅勤務はできない。

■勤続3ヶ月以上の社員が対象
入社後すぐには在宅勤務を使うことはできす、3ヶ月以上勤務した後申請ができる。

■職位により、在宅勤務可能日数が異なる。
メンバークラスの場合、週2日・月間5日まで、
シニアクラスの場合、月間営業日数の半数までという制限が設けられている。

 

早速、在宅勤務規程を作った人事担当者に聞いてみた。

岩本恵子入社16年目 人材開発部 役員付き企画担当
小学2年生・5年生の子供をもつママ。
在宅勤務制度を作った人であり、在宅勤務制度を活用している人でもある。
夫馬 在宅勤務制度って何がきっかけで導入したんですか?
岩本 2013年に政府がテレワークを推進するという方針を打ち出したのがきっかけです。
当時は、簡潔にルールだけをまとめた実施要綱を用意しました。
その頃は、育児中の社員が2人だけだったので、決まりごとを盛り込んだ規程をつくるほどでもなかったんです。
夫馬 要綱から規程になったきっかけはありましたか?
岩本 今では、40名が在宅勤務の承認を受け、コンスタントに15名ほどが利用しています。
在宅勤務制度の利用者が増加したことで、セキュリティや個人情報の取り扱いも強化され、ルールがいくつもができていたので、それを取り纏めるために在宅勤務規程にしました。
夫馬 規程を作る時に、大事にしたことってありますか?
岩本 会社のトップ、会長の三原さんの意向ですね。
加えて、社員のニーズの両方を聞いて、バランスをとりました。
その落とし所を見つけるのが、やっぱり人事の役割だと思って。
夫馬 規程を作った時のトップの意向って?
岩本 三原さんは、会社に出社することを前提とした在宅勤務制度にしたいとおっしゃっていました。
「Face to Faceのコミュニケーションを大事にしたい」という意志からですね。
夫馬 具体的にはどのように規程に盛り込まれましたか?
岩本 出社前提の在宅勤務制度にすることで、在宅勤務日数の上限を設定しました。
夫馬 規程の内容に踏み込ませてください。
職位によって、1ヶ月の在宅勤務の上限日数が異なりますよね。
岩本 ビースタイルの在宅勤務制度は「業務の生産性向上」を一番の目的としています。
「通勤電車が嫌だから、在宅勤務します」とは違うんですよ。
業務を習得して、自走できるようになった人が生産性向上とワークライフバランス両立のために使いましょう。というスタンスです。
なので、自走できる職位の高い社員は、在宅勤務可能な日数が増えるようになっています。

夫馬 さらに、年間申請・許可制になっていますが、それはなぜですか?
岩本 在宅勤務制度を年間申請制にしているのは、セキュリティに関する約束を年に1度はしっかり確認したうえで利用してもらうことや、申請者が在宅勤務で生産性高い仕事ができるかどうかを年単位で判断するためなんです。
社員の業務習得とマネジメントの必要性を判断し、業務の習得がまだであれば、申請は却下することになります。
夫馬 結構、厳しい判断基準ですね。
さらに、貸与PCの貸出申請もありますよね。
急に「今日は子供が熱を出したから在宅にしよう」と思っても、PC貸与されていないので在宅ができないということになりますよね。
岩本 セキュリティの問題と、在宅勤務の目的である「業務の生産性向上」を考慮した結果です。
まず、お子さんの急な体調不良の場合、状況によっては生産性の高い仕事ができないと思うんです。
なので、そのときはしっかりお休みしてもらった方がよいので、急なPC貸与は行わないことにしました。
また、個人情報の取り扱いが多いので、セキュリティ面は情報システム部門も経営側も懸念していました。自宅のPCを使って、個人情報を取り扱うというのは、絶対あってはならないので、会社貸与のPC配布管理のためにもPC貸与の申請制を取り入れました。
夫馬 利便性よりも、会社の個人情報保護を重視しているってことですね。
岩本 当然のことですよね。
貸与するPCは複数台準備していて、在宅勤務の利用頻度をみながら、常時、貸与している社員もいれば、都度貸与する社員もいます。必要があれば、スマートフォンも貸与します。
営業はセキュリティ対策をしたiPadとスマートフォンを持っているので、年間申請が承認されていればいつでも在宅勤務できるようになっています。
夫馬 大きな投資ですね。
岩本 もちろん、生産性の高い社員という認定があって、その上で在宅勤務をすることで成果で返しますよ。ということですよね。
会社の規模や社員の希望、トップの方針によって、この制度も変わっていくように思います。
■ポイント

1.在宅勤務制度の方針・目的は明確に。
在宅勤務制度の方針や目的によって、ルールは大きく変わる。
ビースタイルの場合、「Face to Faceのコミュニケーション」「個人情報の保護」という方針の元、「生産性向上」という目的が設定されており、それに準じたルール設定がなされていることがわかった。

2.方針・目的を達成できるルール・環境整備が必要。
方針や目的を定めることにより、在宅勤務制度を利用できる日数や、在宅勤務で求めることなど、在宅勤務制度の詳細が設定しやすくなることがわかった。
個人情報など、機密情報を扱う企業の場合、セキュリティ対策のためのPCやツールなど、ある程度の投資は必要となる。

1、2ともに、会社の状況や利用人数によって、ルールが変わることも、念頭においておきたい。

■ビースタイルの在宅ツールを公開

■会社から貸与されたPCやiPadはセキュリティ対策がばっちり。
PCは「スプラッシュトップ」というツールを使い、 会社のネットワークに入って仕事をする仕組み。
iPadは紛失したことがわかったら、即時データ消去される仕組みになっている。

 

実際、在宅勤務をしている社員に聞いてみた。

片桐亜樹中途入社4年目 派遣・紹介事業の事業企画を担当。
小学校2年生・中学校2年生の子供がいるママ。
日焼けしすぎ役員こと宮内の右うで的存在。要するに仕事デキる人。

フロント部門は在宅勤務制度を申請しづらい?

夫馬 片桐さん、定期的に在宅勤務されてますね。
片桐 月によって頻度は違いますが、だいたい月2回くらい在宅勤務しています。
小2と中2の子供がいることもあって、子供の学校行事で1~2時間中抜けしないと行けない時とか、子供が体調不良で学校をお休みする時ですね。
夫馬 ビースタイルに入社した頃から使ってるんですか?
片桐 企画部門に異動してからですね。
その前は、フロント部門で個人情報を扱う仕事をしていたので、在宅は無理だなーと思って、諦めてました。正直、子供が体調不良になっても休みづらくて、結構辛かったです。
当時の仕事内容を考えると、在宅をやる権利がないと思い込んでたんですよね。
今考えると、できるんですけどね。

 

横槍のない環境は仕事がはかどるが、孤独になる!?

夫馬 在宅でどんな仕事をしてるんですか?
片桐 会社でやっていることと変わらないですよ。会社から貸与されているPCから社内のネットワークに入ることができるので、なんでもできます。

たまに困るのは、会社のPCをシャットダウンして帰ってきた時。
会社に置いてあるPCの電源が入ってないと社内ネットワークに入れないんです。
朝、会社に電話して、電源をつけてもらうこととかあるよ。

夫馬 私もたまに電話で依頼されることあります笑
在宅のメリット・デメリットを教えてください。
片桐 メリットは集中できること!
家族が学校・会社に行った後の自宅が「シーン」としている状態で仕事をしているのと、
宮内さん(片桐の上司)に 「片桐氏ちょっといい?」とも言われないので、目の前の仕事に集中できます(笑)
夫馬 宮内さんの「ちょっといい?」と言われたときの気持ちはお察しします・・・。
片桐 デメリットは、在宅が多くなると、ちょっと孤独を感じること笑
社内にいるだけで入ってくる情報が、自宅だと全く入ってこないので、みんなと情報格差があるんじゃなかろうかと不安になります。
実際、情報格差なんて大してないと思うの。でも、勝手な不安に陥る瞬間があるんですよね。
夫馬 不便というデメリットはないんですか?
片桐 会社のネットワークに入れるので、デメリットはほとんどないですよ。
しいて言えば、社内ネットワークとの接続が切れやすいことと、オンライン会議の時、声がなかなかマイクに拾われずに聞き取りづらいことかな。
夫馬 そういえば、この間、在宅と会社でオンライン会議しましたね。どうでした?
片桐 音がちょっと聞き取りづらいという以外は違和感なかったですよ。
「在宅だから、今日は会議に出ません」っていうのが通用しなくなっちゃったって思ったよ笑

 

在宅勤務は上司からの信頼を勝ち得たものの特権?

夫馬 在宅勤務をする立場として、意識していることを教えてください。
片桐 在宅勤務だからこそ、責任を持ってミッション遂行をしています。
上司から責任とミッションをセットで依頼されていると思っているので、その期待には応えようと。
「この子は仕事ができる」という信頼関係があるからこそ、快く在宅を許可してくれるんだと思っています。
上司が「管理しないと」と思ってしまう人は、在宅勤務には向いてないですね。

 

実際、在宅勤務をしている社員に聞いてみた。~二人目~

青木晋作中途入社4年目 経営管理部
2歳の子供を持つ、海が大好きなサーファーパパ。
「あー。はいはいはいはい。」というのが口癖も、資料に反映されていないことがある。

子育てのための在宅勤務

夫馬 青木さん、たまに内線すると在宅勤務だったりするんですよ。「あぁ・・・これ確認したかったのに」って思うことが笑 どれくらいの頻度で使ってるんですか?
青木 え!? 2週間に1回くらいだよ。
去年、骨折したことがきっかけで、在宅勤務制度を使いはじめました。
今は、子育ての状況で在宅勤務しています。
4月から奥さんの育休が終わって、会社に復帰したんですが、奥さんの仕事の予定によっては、子供のお迎えにいく必要があるので、在宅勤務を利用しています。
夫馬 経営企画って、ずっと数字集計しているイメージがあって、在宅勤務のイメージがわかないですね。あ。すいません適当なイメージで。
青木 在宅勤務時と出社時で仕事内容は変えてますよ。
出社のときは、会議や全社数値の仕事に時間を割く、在宅のときは、調べる・考える・作る仕事に時間を割きます。会社はデスクトップが2画面あったり、処理速度が早かったりと勤務環境が非常にいいので、在宅で同じ環境を作ることが難しいというのが理由です。
会社のネットワークにつないで仕事はするものの、接続状態が不安定になるので、
ネットワークに繋がなくてもできる仕事を優先しています。
在宅勤務時には新規事業の調査や、新しい帳票作成など、会社にある情報に頼らずにできる仕事をしています。調査系の仕事を在宅勤務時にやるのは非常に効率がいいんですよ。すごく集中できるんです。会社で集中してやっていても「ちょっといいですか?」って絶対あるじゃないですか。
夫馬 すいません・・・いつも内線しまくって・・・。
で、在宅勤務で仕事をスムーズに進めるために工夫してることは?
青木 自宅と図書館・T-SITE※を使い分けてます。資料を作るときは自宅で、
調べ物をするときは図書館やT-SITEっていう分け方ですね。
※T-SITE:TSUTAYAが運営する本屋とCaféの融合施設。新刊を自由に手に取り読むことができる。
夫馬 現場との関わりも多い立場ですが、その点はどうやって解消してるんですか?
青木 特段困ることはなくて、事業部長から、「在宅ってきいたんで、メールしました。」って連絡がくるので、そのときは、電話してますね。
ただ、自分ひとりで完結しない予算策定や取締役会などの仕事は、在宅は非効率ですね。
さすがに、取締役会にリモートで参加する勇気はないです笑

 

在宅勤務メンバーに求めることは「成果」だけ

夫馬 ちなみに、在宅勤務の仕事の成果を上司に報告したりしてますか?
青木 全くしてないですね。僕の上司(中村)放任主義なんで笑
夫馬 あー。「うん。」「はい。」「それで?」しか言わない上司ですね笑
青木 私のメンバーも在宅勤務をしていますが、進捗は気にしてもしょうがないし、本人も気にされたくないだろうと思っています。
はかどったか、はかどらなかったかって、家でも会社でも変わらないと思うんです。
だから、最終成果で判断すればいいと思うんですよ。会社にいる、いないで何か変わることはないです。

 

まとめ

インタビュー時に「ぶっちゃけ、さぼっちゃったりしないんですか?」と聞いてみたところ、二人とも「そもそもそんな考えにならない」という回答でした。
今回の取材でわかったことは、会社でデキる人は、在宅勤務でもデキるということ。
日頃から生産性高く、成果を出せる社員は、在宅勤務をすることで「集中」し、より生産性をあげることができるようです。
管理職が注意すべきは、成果は求めつつも、管理をしないこと。
そのために、在宅勤務を許可性にし、在宅勤務時の業務内容を管理しすぎないことが有効な手段といえそうです。

しかし、セキュリティを最優先にすることで、ネットワーク環境に不具合があることも確認できた。
生産性向上には、環境整備への投資は欠かせない。
なかなか難しい判断になりそうです。

 

夫馬早紀 (この記事を書いた人)中途入社7年目 スタッフィング事業部 企画統括
現編集長 続木と二人で12時間7軒の居酒屋をハシゴした記録を持つ酒好き。
忙しすぎると、日焼けしすぎ役員こと宮内に悪態をつくことは社内で有名な話。
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記事担当ライター

夫馬(ふま)

めったに人前に出ないレアキャラ 元編集長の続木の飲み友