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2020/11/17

【導入事例】経験者が不在、1000人規模の『労務部門』を救った方法とは?

導入事例【株式会社メンバーズ様】

【業界】ITサービス
【従業員数】1,491名(2020年9月末日時点)
【採用職種】労務
【利用サービス】スマートキャリア、しゅふJOBスタッフィング
【利用サービス】しゅふJOBスタッフィングスマートキャリア
【ウェブサイト】https://www.members.co.jp/

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概要

株式会社メンバーズ(以下 メンバーズ)は、デジタルマーケティング支援を軸に、システム開発支援、クリエイターやデータスペシャリスト派遣、フリーランス支援など幅広い事業を展開しています。

今回は労務担当として勤務するスマートキャリアスタッフ2名について、採用背景や仕事ぶりについて、ビジネスプラットフォームカンパニー・ピープル&カルチャー室エンプロイーエクスペリエンスグループのマネジャー、戸田香菜子様にお話を伺いました。
 

【当時の人事課題】

課題 労務担当社員の退職で実務経験者がいない状況に。
    子会社を含め1000人弱の社員の給与計算・勤怠確認など
    労務業務を任せられる人をすぐに採用したい。
・カンパニー制導入で発生したイレギュラー業務をコロナ禍の
    3か月で完遂しなければならない。
解決策 ・従業員1000名以上の給与計算や勤怠管理に約10年従事した
    経験を持つ労務スペシャリストを採用
・人事制度の企画立案や就業規則制定など難易度の高い
    業務経験を持つ専門知識豊富なスタッフを活用
効果 ・労務実務経験のある社員が不在の中、毎月の給与計算や
    社勤怠確認を心配なく運用できた

豊富な専門知識を活かして業務をリードし、短期間での
    組織体制変更
(カンパニー制導入)の完遂に貢献
・社内勉強会で講師となり若手育成にも貢献してくれている

 

給与計算担当の社員が退職。即戦力をスピード採用できた

─労務担当として2名のスマートキャリアスタッフが稼働していますが、まずはAさんの採用背景を教えていただけますか?

戸田氏 私が労務グループにマネジャーとして異動してきた頃に、労務担当社員が退職。
給与計算の担当者がいない状態になってしまったんです。
私は労務の実務に関しては経験がないので、未経験者や経験が浅い人を採用しても教えることができません。
私の知識不足を補っていただけるような方を採用したい、とご相談しました。
労務業務を一から説明している余裕はありませんし、労務の基本的な流れをわかっていない方に社員全員の給与を任せるのはリスクが大きい。しっかりしたご経験がある方に来ていただきたい、と。

給与の振り込みを止めるわけにはいきませんから、適任であるAさんを迅速にアサインいただき、最短で入社できるよう手続きいただけたので助かりました。

 

自主的に学び、チャレンジする姿勢で
変化のスピードが速い環境にも適応してくれる


―Aさんのお仕事ぶりはいかがでしょうか。

戸田氏 週4回・9時~15時に勤務いただいています。
従業員1000名以上の企業で経験を積まれた方だけあって、毎月の給与計算・振込業務がまったく心配なく運用できています。

社員に対して書類提出などを催促するような場面もあるわけですが、派遣スタッフだからといって遠慮がちになったり尻込みしたりすることもなく、積極的に連絡してコミュニケーションを取ってくださるので頼もしいですね。
Aさんが素晴らしいと思うのは、自主的に学び、業務に活かされている事です。

当社は社員数がどんどん増えていて、毎日のようにさまざまな事案が発生します。
しかも、決めたらすぐに実行する、スピード感が速い風土でもあります。
そうした環境の中でも引くことなく、不明な点があっても取り組む姿勢を持っているのが、すごくいい
なと思っています。

 

イレギュラーな案件にも、専門知識を駆使して
業務をリードしてくれた


―もう1人のスマートキャリアスタッフ・Bさんの採用背景とお仕事ぶりについても教えてください。

戸田氏 週3回・10時~18時勤務が基本です。

Bさんにも、Aさんと同様、日常の労務業務を運用していただいていますが、特に「いてくださってよかった」と実感したのは、カンパニー制導入のときでした。

Bさんはもともと、当社の子会社が立ち上がった際、人事制度・就業規定・賃金規定などの整備、給与計算、勤怠管理などをお任せするために採用した方です。
その後、2020年1月、社内カンパニー制導入が決まり、株式会社メンバーズとグループ各社を統合することになりました。

これに伴い、労務担当部門には数々のイレギュラー業務が発生しました。
グループ会社社員の転籍や社会保険の移行、人材派遣事業の許可の一本化など。
これらの業務を専門知識が豊富なBさんがリードしてくださいました。
外部委託先である社会保険労務士への要請やハンドリングについても一手に担っていただきました。

カンパニー制導入が決定したのが1月、実行は4月。
非常に短期間での「突貫工事」であり、しかもコロナ禍で役所の手続きが進まないという想定外の事態になりましたが、無事完遂できたのはBさんの力が大きかったと思います。

 

「母」のような存在感で、若手メンバーの育成も担う

戸田氏 また、Bさんは、労務グループのチームメンバーたちより年齢が10~20歳上なので、まるで「母」のような存在でもあります。自分の役割だけこなしていればいい、という考えではなく、若いメンバーを「育てる」という気持ちで接してくださっていますね。

メンタルケアの面でもそうですが、特に労務の専門的なことについては、メンバーは皆、Bさんに相談を持ちかけます。
社内の勉強会で、「残業についての考え方」「勤怠の取り扱い」などについてレクチャーしていただいたこともありました。
私のマネジメントが届かない部分もフォローしていただけるので、人材育成の面でも頼りにしています。

 

この経歴の人材は、フルタイムでは採用が困難。
コストに見合うパフォーマンスに納得


―スマートキャリア活用のメリットをどのように感じていらっしゃいますか。

戸田氏 「フルタイム勤務」という条件では来ていただけなかったような経歴の方が、「時短派遣」という条件だからこそ来ていただけたことですね。

私が以前いた部署では別の派遣会社さんを利用したこともありましたが、社会人経験がないスタッフさんを紹介され、予定出社日に来ない……なんてこともありました。

スマートキャリアは一般派遣と比較するとコストが高めですが、それに見合う経歴の方が、見合うパフォーマンスを発揮してくださっているので納得しています。

 

スマートキャリアも活用しながら、
柔軟性・変化対応力のある組織を築く

―コロナ禍によって、スマートキャリアスタッフの稼働に影響はありましたか?

戸田氏 スマートキャリアスタッフ含め、全員が在宅勤務に移行しました。
必要なときにのみ出社し、後は在宅勤務を選ぶことができます。
労務グループには紙を扱わなくてはならない業務もあるため、スマートキャリアのスタッフさんたちも週1回程度は出社していますが、それ以外は在宅で勤務いただいています。

「在宅勤務でも、特に問題なく業務を遂行できています。
毎朝10~15分程度のオンラインミーティングを実施したり、チャットツールを使ってメンバー同士やりとりしていますので、コミュニケーションに支障は感じていません。

ただ、誰もがこのスタイルで、通常と変わりなく業務遂行できるかというと疑問ですね。
「主体性を持って取り組めるスマートキャリアスタッフだからこそ適応できているといえるかもしれません。


―スマートキャリア活用のメリットをどのように感じていらっしゃいますか。

戸田氏 今は変化が激しい時代。労務グループに限ったことではなく、社会のあり方が変わっていくのに対し、会社として柔軟に、迅速に対応していかなければならない局面が今後も出てくるでしょう。
どんな事態が起きても、メンバー全員がすぐに対応できるような、馬力のある組織にしていきたいと思います。

―スマートキャリアの利用を検討している企業様へアドバイスをお願いします。

戸田氏 「18時までオフィスにいなければならない理由があるか?」と考えてみると、実はそれほどないことに気付きます。
当社がスマートキャリアスタッフを活用している労務グループでも、もちろん17時以降の時間に問い合わせなどが入ることもありますが、周囲のメンバーで十分カバーできる範囲であり、支障があるとは感じていません。

「こうあるべき」から「本当にこうあるべきなのか?」へ発想を変えてみると、新たな方法が見えてくるのではないでしょうか。

 

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記事担当ライター

かねたか

仕事と2児の母の両立を目指す時短正社員