【導入事例】採用工数を大幅に削減した成功事例｜スマートキャリア編集部

2018/11/12

導入事例

【導入事例】採用工数を大幅に削減した成功事例

導入事例♯6【デザインワン・ジャパン】

【会社名】株式会社デザインワン・ジャパン
【事業内容】インターネットメディア事業
【業界】情報通信・IT　
【従業員数】101～300名（2018年9月1日現在）
【利用サービス】しゅふJOBスタッフィング（現在、スマートキャリアへ統合）
【ウェブサイト】http://www.designone.jp/

【今回取材させていただいた2名】
■人事部採用チーム弓崎聡美氏
■営業部カスタマーサクセスチームマネージャー関島礼史氏

【当時の人事課題】

課題	・求人媒体からの応募は未経験者が多く、求めていた経験者の採用が難航していた・若手の未経験者が多く、教育にコストと時間がかかっていた・フルタイムスタッフのみのため、昼時間帯は稼働人数が減り、応答率が落ちていた
解決策	・ビースタイルからのスピーディーかつ的確な派遣スタッフの紹介・フルタイム人材から時短人材の求人に変更・5.5時間勤務・休憩なしの時短派遣の利用で、昼時間帯をカバー
効果	・的確な人材紹介で、募集から採用までの時間を削減できた・教育コストが削減でき、教育期間も1/3以下に短縮できた・ビースタイルスタッフは他スタッフと比較し約25％多く架電対応をしてくれる・昼時間帯の応答率の落ち込みが解消された

求人媒体や他の紹介会社では、求める人材を採用できなかった

―当時の採用課題についてお伺いします

弓崎氏

弊社には大きく分けて2つの雇用形態があります。
1つは正社員、もう1つは契約社員とアルバイトの臨時雇用者です。割合は半々くらいで、サービスが拡大するにつれて臨時雇用者も増えています。臨時雇用者を採用するにあたり、ずっと求人媒体を利用して募集をしていましたが、求人媒体は未経験者の応募が多く、採用に至っても現場の教育コストがかかってしまうのが課題でした。
人材紹介会社も利用しましたが、経験があり採用したい人材がいても、雇用形態や給与面で折り合いがつかなかったことも多々あり…。

2017年の秋頃から、もう少し幅広く見てみようと派遣の検討を始め、ビースタイルの時短派遣サービス「しゅふJOBスタッフィング」に問い合わせてみました。
実は前職で人事をしていた時からビースタイルのことは存じ上げていて、2014年頃、テレビ番組で、スキルが高いスタッフが時短で活躍しているという内容でやっていましたよね？（『ガイアの夜明け』テレビ東京にて放送）
当時は利用までには至らなかったのですが、ずっと気になっていて、いつかは利用させていただきたいなと思っていました。

―弊社サービスを利用する前の率直なお気持ちをお聞かせください。

関島氏

お客様サポートの受電営業時間が10時～17時なので、その時間は必ずいてほしいという気持ちが強く、採用するならフルタイムがいいと思っていました。
例えば、帰宅時間でも顧客対応が続くことはありますよね。お客様へのサポートに影響が出てしまうのではという懸念や、教育面でも情報共有などフルタイムの方が確実なのではと感じていました。ただ、採用が苦戦している状況だったので、求める条件の見直しが必要と思い、時短も視野に入れてみようということで、一度ビースタイルに相談してみることにしました。

時短派遣を利用し、昼時間帯の応答率の落ち込みを解消

―実際に話を聞いてみていかがでしたか？

関島氏

実際に来てくれた営業の方が思っていた以上にかなり細かいところまでヒアリングしてくれました。業務内容はもちろんですが、現状の悩みも。昼時間帯は稼働人員が減るため、応答率が減少してしまうとか、顧客対応で昼休憩の時間がずれ込み、15時過ぎにようやく休憩に行く人も多くいるので困っている、など話しましたね。
すると、5.5時間勤務で休憩なしの時短派遣の利用を提案してくれました。おかげさまで、応答率の落ち込みは解消できました。
また、人材紹介までのスピードもとても早く、細かくヒアリングしてもらっただけあり、事務経験者で社会人マナーを備えており、また弊社社風ともマッチした方を紹介していただきました。

募集から採用までの時間を削減

―サービスを利用されて良かった点はありますか？

関島氏

求人媒体からの応募はたくさんありましたが、求める人材の応募が少なく、かかる時間に見合った成果があげられていませんでした。ビースタイルは弊社に合った人材をピンポイントで紹介してくださったので、採用までの時間を削減することができました。

弓崎氏

確かに、求人媒体は応募があっても合格者ゼロという状況が続いたので、人材紹介の利用に切替えたんです。大手人材紹介会社2社を利用して、人材のレベルはかなり上がりました。ただ、こちらが求めるレベル感の方の紹介数が少なかったように思います。良い方がいても、雇用形態や年収などの条件面がネックとなり、採用まで至らず苦戦していました。
その点、ビースタイルは、弊社が求めるレベル、つまりスキルや社会人としてのマナーがあり、条件面でもマッチしている方を紹介してくださっています。

教育期間を1/3に短縮

―スタッフの業務内容やご評価いただいている点をお聞かせください。

関島氏

しゅふJOBスタッフィングのスタッフは他部署を含め、現在5名います。カスタマーサクセスチームは、「エキテン」を利用してくださっている店舗様のページの管理方法をこちらから架電して指南するという仕事をしています。
例えば、お電話をして「このボタンはこのようにご使用ください」などと教えてあげる業務です。

しゅふJOBスタッフィングのスタッフは、未経験の若手が多い臨時雇用者と比べて、架電量も25％ほど多く、また、オフィスワークの経験が長い方ばかりですので、お電話での話し方やメールの送り方もすでに備わっており、敬語も正しく使えます。
こちらから細かく教育をしなくても、資料を渡すだけで、ある程度ご自身で対応してくださいます。今までは若手の事務未経験者の場合、3か月ほど教育期間を設けて、何とかやっていけるレベルに到達していましたが、しゅふJOBスタッフィングのスタッフは時短（10時～15時半）にもかかわらず、 1か月程度の教育期間で習得いただいています。教育にコストと時間がかかっていたので、それを削減できてとても助かっています。

―弓崎さんの部署でも1名採用いただいていますがいかがですか？

弓崎氏

産休代替で引継ぎ期間は1か月でしたが、未経験者ではキャッチアップできないと思い、時短でも経験ある方をビースタイルから紹介してもらいました。臨機応変な対応が必要な総務まわりの業務を能動的に理解・習得しようと動いてくれるので、とても助かっています。また、時短ながらも、どう会社に貢献しようかを考えていて、働くことに対する意識がとても高いので、こちらも良い刺激を受けています。

―時短派遣利用後の率直な感想を教えてください。

弓崎氏	当時の業務設計がフルタイムを前提とした業務設計だったので、時間が短くなる場合、うまく現場でやりくりできるのかなと、利用前は不安に思っていました。
関島氏	現場では特に時短だからという不安や不満はないです。時間になって帰っていただいても、周りはそういうものと考えているので、影響はないですね。早く退社されるので、周知事項はメールで行うなどの工夫はしています。あとは、こまめにコミュニケーションを取り、スタッフが問題なく働けているかを確認することで不安や不満を事前に解消しています。
弓崎氏	弊社は今、小学生低学年までの子どもを持つ子育て世代のパパが多く、男性でも小学校行事等でお休みされる方もいらっしゃるので、家庭との両立がしやすい風土があるのかもしれません。
関島氏	実際、私も子どもがいるので、スタッフから子どもが急な熱でお休みしたいと連絡があっても、仕方がないとしか思わないです。スタッフをまとめているSVにも企業文化として伝わっていると思います。

―今後の展望や採用についてお聞かせください。

弓崎氏

弊社のコーポレートミッションは「世界を活性化する」です。
ITを活用した地域情報サービスを軸に有益なサービスを作ることにより、今後も地域の経済を元気にすることを目指しています。採用については、会社からの情報発信がまだまだ足りていないことが課題です。会社・事業・社風についてや、会社が求める人材はどういう人なのかきちんとしたメッセージを発信していきたいと思います。