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2016/05/19

残業時間60%削減。社員を増やさずに実現をする方法。

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昨今、残業時間に関しての社会の関心は高まっています。
俗に言う、ブラック企業=長時間残業というイメージもつき
経営の生産性という側面だけでなく、社員満足度の側面からも
残業時間削減は、マネジメント層の大きな課題となっています。
今回は当社で成功した残業削減方法を少しご紹介できればと思います。

残業60%削減しながら業務処理数1.2倍UP

当社も残業時間削減には様々な取組みをしていますが
なかなか苦戦をしているのが実情です。
数年前には、公的機関からご指導を賜ったこともありました。
そんな中、社内でも最も残業の多い部署の一つに請求・給与グループと呼ばれる、
企業様への請求書発行や、派遣スタッフの給与計算を行っている部署がありました。
請求書の発行は、どうしても月初に業務が集中し、
給与を確定するために様々な調整金やイレギュラーのチェック等を
タイトなスケジュールで行わなければならず、
日々残業をして社員が取り組んでおりました。
月間平均残業時間は、50時間を超えている月も見られました。
それが、さまざまな残業削減の取組みにより、今では
月間20時間前後の残業で収まっています。
残業削減率は、実に60%を超えています。

この間、業務の処理数は、1.2倍に増えておりますが
部署の正社員の数は増えていません。
パートタイマーの人数は増えていますが、月間の運営コストは
下がっています。
なぜ、このような生産性の向上を実現できたのでしょうか。
そこには、こんな秘密が!
なんて大げさなものではありません。
ここからは、弊社で行った具体的な施策をお伝えします。

①パートタイマーの業務を減らす。

まず最初に取り組んだのが、システム化です。
ここで、ポイントにはなるのは正社員の業務をシステム化するのではなく、
パートタイマーが行っていた業務をシステム化することでした。
しかも、大規模なものではなく、既存のシステムの改良や
ASPを活用するなど、すぐにできるものから着手します。
例えば、請求書や給与明細をWEB化して、封入・チェック・発送などの
業務をなくします。
正社員の業務をシステム化しようとすると、なかなか業務が
複雑でハードルが高いですが、パートタイマーの業務であれば
切り分けて、ルーティン化されているので、システム化のハードルが
下がりました。

②正社員からパートタイマーに業務を渡す

次に、正社員の業務の中身を見て、パートタイマーでできる業務を
切り出します。
その際、例えば、請求書の発行や給与計算業務は、重要業務だから
正社員がやるものというような、先入観を取り除きます。
(実際、その部署では、そういう暗黙的な取り決めがありました)
もちろん、必要なマニュアルを整えたり、フローを見直したりも
しましたが、意外なほど、社員にしかできないという業務は
少なかったです。

③ピークに合わせて、パートタイマーを増やす。

もう一つは、業務の忙しさのピークを細かく見たことです。
請求書発行や給与計算は、月末最終日と月初がピークで
月間にして5日間ほど業務量が集中する日があります。
この日だけに合わせて、パートタイマーの数を3人ほど増やしたのです。
月間のコストは、12~13万円程度発生しますが、もちろん残業削減で
十分吸収できるコストでした。
以上が当社で残業削減60%を実現した3つの手段です。
社員は、次なる業務改善に取組み、ミス削減やさらに生産性をあげるために
時間を使うようになりました。
また、社員の表情が明るくなり、職場の雰囲気も良くなった気がします。
最後まで、お読みくださりありがとうございます。
当事例について、もうちょっと詳しく知りたいという
ご要望がございましたら弊社社員に申し付けください。
私、宮内がサッカーで鍛えた脚力で、すぐに馳せ参じます。

この記事を書いた人
…43歳。ビースタイル取締役。別名(色黒役員)
新卒で信用金庫入社、その後インテリジェンスを経て、ビースタイル創業1年目に入社。
しゅふJOBスタッフィング(主婦のパートタイム型派遣)事業の責任者、新規事業責任者、人事責任者・管理部門責任者等を歴任。
現在、3つの事業統括と子会社社長、法人マーケティングの責任者。
休日は、少年サッカーのコーチを行い、真冬でも日本人離れをした小麦色の肌を見せているが江戸っ子。3人の娘の父親。
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記事担当ライター

宮内

「日焼けしすぎ社長」こと宮内です。