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在宅勤務制度って、ぶっちゃけどうなの?ver.2


おはようございます。
鈴木 裕詠(ゆうた)です。

本日は、『在宅勤務制度って、ぶっちゃけどうなの?ver.2』ということで、
前回の記事とは違い、”マネジメント”にフォーカスした内容になっております。

■前回記事(在宅勤務のメリット・デメリット)
>在宅勤務制度って、ぶっちゃけどうなの? – スマートキャリア編集部

在宅勤務経験者の取締役 夫馬と
夫馬の下で企画部署を管轄しているユニット長 小山に、
在宅マネジメントに関して色々と話を聞いてきました。

『在宅勤務が進む中、企画部門のマネジメントはどうしているのか』を
紐解いていこうと思います。

是非、ご覧ください。

[登場人物の紹介]

夫馬 早紀ビースタイルスマートキャリア 取締役
入社9年目にして2度目の在宅勤務を経験中。
大好きなお酒も、外に出れないために自粛中らしい。
小山 慎二夫馬管轄部署のユニット長
彼の性格を一言で表すと”職人気質”が一番ふさわしい(と思う)。
自他ともに認める、変なこだわりが強い人材。

1.取締役の夫馬に聞いてみた

鈴木 夫馬さん、お久しぶりです!
夫馬 久しぶりだね(笑) もう、2カ月ぐらい会社行ってないけど、元気?

鈴木 元気ですよー。僕は一部出社をはさみながら、うまく仕事進めてます。
今日は夫馬さんに、在宅マネジメントに関して聞かせていただきますね。
夫馬 OK。
とは言っても、細かいマネジメントに関しては小山君に一任しているので、
マネジメントに対する大枠の考え方/方針の話がメインになるけど良い?
鈴木 大丈夫です。細かい話は、このあと小山さんにお伺いします。

 

管轄部署での在宅勤務活用の状況

鈴木 ではまず、前提として夫馬さんの管轄部門内での
在宅勤務の活用状況について教えてください。
夫馬 所属している全ての人が、完全在宅もしくは週1~2日出社という状況だよ。
鈴木 部署ごとで、出社頻度の差などはありますか?
夫馬 そうだね、求職者からの電話問い合わせを担当している部署の社員は
他の部署より比較的出社日数が多くなっていたんだよね。
理由としては、社用携帯の支給が営業以外にはないので、
シフト制で誰かしらが出社する体制が必要だったからだよ。
鈴木 なるほど、今も変わらず誰かしらが出社しているんですか?
夫馬 今、問い合わせ窓口は留守番電話にしていて、お問い合わせフォームにお問い合わせいただくようにしているよ。あと、急ぎ連絡が必要な場合は、コーディネーターや営業の携帯電話に直接問い合わせていただくようにもしている状況だね。
鈴木 業務フローを変えることで、出社頻度をできるだけ減らせるようにしたわけですね。
ちなみに、受電対応は今お話しいただいた通りかと思うんですが、求職者への発信業務は、どうやって対応しているんですか。
夫馬 電話発信業務は、携帯電話を支給しましたのでそれで対応を進めています。
状況に合わせ、順次、人事部や情報システム部が準備を進めてくれました。
鈴木 組織全体で、今の状況に対する柔軟な対応を行っているわけですね。

 

出社時と在宅時のコミュニケーション

鈴木 次に、皆が出社している状況と在宅勤務を利用している状況だと、
マネージャーやメンバーとの、業務上のコミュニケーション量に違いはありますか?
夫馬 んー、コミュニケーションがチャットベースになったり、
あるいは”ZOOM”を使用したオンライン上での会話になっただけなので
業務上のコミュニケーション頻度は変わってないし、変えていないよ。
ただ、業務に関係ないコミュニケーションは必然的に少なくなるよね。
鈴木 確かに、チャットやZOOMで業務に関係ないコミュニケーションをするのは
気が引けてしまう気がします。因みに、コミュニケーション頻度ではなく
コミュニケーションの質の部分での変化はありますか?

夫馬 コミュニケーションの質自体の変化ではないんだけれども、
チャットを使用することで、メンバー個々の能力差は顕著に出るね。
鈴木 それはどういう事でしょう。
夫馬 文字情報だけで、”現状報告をする””施策実行の同意をとる”など、
していかなくてはいけないので、『情報を纏める力』と『言語化する力』が無いと
何度も無駄なやり取りが発生してしまったりするんだよね。
鈴木 確かに対面であれば、質問していただきながら
細かい認識のすり合わせが出来ますけど、文字だと余計な時間が掛かりますね。
夫馬 そういう事。
鈴木 因みに、なかなか理解が難しい内容が、チャットで来た場合は
どのように対応しているんですか?
夫馬 「そもそも、論点がずれた話をしているな」と分かる場合は、
「こんな風な考え方で、もう一度情報を整理してから報告して」って、メンバーに返すし、
本当に理解が難しい時は、ZOOMで話しながら進めますよ(笑)
鈴木 僕自身、分かり易い『報告』『連絡』『相談』ができているか、
見つめなおそうと思います。

 

在宅勤務でも、マネジメント方針は変わらない?

鈴木 最後に、在宅勤務の活用が進む中で、マネジメント方法の工夫点などあれば教えていただきたいです。
夫馬 日頃から、『成果』にフォーカスしてマネジメントをしているから、
出社時と在宅時で、何かを変える必要はほぼないんだよね。
鈴木 と、いいますと?
夫馬 うちのメンバーには日々、「目標達成の為に何をするの?」
「既存の手法が無理なら、他にどんな手法があるの?」
「その業務って、成果に直結する業務なの?」って、問いかけているから
自然と、目的に沿った『問題把握・課題特定・解決』に動いてくれる。
鈴木 なるほど。
夫馬 在宅勤務も出勤での勤務もマネジメントのパワーは変わりません。
『【目的意識が弱い】為に、自分が今すべき事が考えられないタイプのメンバー』や、
『【問題把握・課題特定能力が弱い】為に、物事が進められないタイプのメンバー』は
対応難易度は高まりますが、伝えることは、在宅時でも出勤時でも変わらないですね。
鈴木 理解できました。だからこそ、【目的はなにか】を日頃から重要視しているし、
【問題把握・課題特定】に関しても、決して答えは言わずにメンバー本人が考えるよう、考え方のヒントのみを教えたりされているんですね。
夫馬 もしかしたら、メンバー本人は考えることが多くて辛いのかもしれないけども、
『メンバーの成長を重要視しているからこそ』、どんどん考えてもらうように
しているよ。
鈴木 つまりは、在宅勤務になったからマネジメントを変えるのではなくて、
日頃から活躍できるようにマネジメントしていれば、
在宅勤務をしたとしても、何も問題なく成果が出せるという事ですね。
夫馬 そういうこと。ただ、とは言っても最初から完璧な人はいないから
そういう人が自走できる人材になっていくために、サポートしていくのも
マネージャーの役割だよね。

鈴木 その役割を、今は小山さんが担ってくれているわけですか。
夫馬 そうだね。私は今話した方針で、どんどんメンバーに任せていくので
メンバーをどうサポートして管理しているのかは、小山君に聞いてみて。
鈴木 かしこまりました!

2.夫馬の下で働く、小山に聞いてみた

鈴木 というわけで、よろしくお願いします!
まず、小山さんの管轄している部署に関して教えてください!
小山 プロセスソリューションユニットという部署を任せていただいていて、
社内のマッチングプロセス改善や求職者の集客をメインに担当しています。

 

在宅勤務が始まって、意識している2つの事

鈴木 次に、在宅勤務が始まってから、メンバーマネジメントの観点で
変えたことや意識していることはありますか?
小山 変えたことは特にないんだけど、意識していることは2つあって、
①対面で話した方がいいと判断したら、どんな小さなことでもZOOM使用
②メンバーがどの時間に何の業務をしているか、把握するようにする
ことかな。
鈴木 ①から順に、具体的な内容をお聞きしたいんですが
そもそも、対面で話した方がいいと判断するときはどんな時でしょうか。
小山 例えば、チャットでやり取りをする中で「相手の内容を理解できていないな」と
思うときですね。これは、僕の伝えたいことが伝わり切っていないときもあれば、
相手の伝えたいことが理解できないときの両方あります。
加えて、メッセージの返信や送信に5分以上掛かってしまいそうなら、
迷わずZOOMをつないじゃいますね。
鈴木 それはやはり、無駄な時間が発生してしまうからですか?
小山 もちろん、スピーディに企画を進める為でもあるんですが、
細かい認識のずれがそのまま放置されないように、
軌道修正の意味も込めて、対面でコミュニケーションをとっていますね。

鈴木 ありがとうございます。②に関して、これはどのように行っているんですか?
小山 部署内の共有のスプレッドシートを作成して、
そこに、自分のやることと納期を入れて管理しています。
鈴木 各メンバーの業務を把握しておくことで、どんな効果が得られますか?
小山 まずは、メンバーのタスク漏れがないかどうかが一目でわかる事と、
それぞれのタスクが、今やるべきことなのかを確認出来る事かな。
成果からずれたタスクなのであれば、軌道修正しながらメンバーが
成果を出せるようにサポートできるからね。
鈴木 先ほど夫馬さんが言っていた、『目的から逆算して何をすべきか』の部分を
小山さんがサポートできる体制が出来ているわけですね。
小山 そうだね。あとは、最終的に成果に結びついたのか、
結びつかなかったとしたら問題がどこにあったのかを、効果検証して
メンバー自身が考えて行動できるようになってくれればいいと思ってるよ。
鈴木 なるほど、ありがとうございます!

3.ビースタイル スマートキャリア的見解

在宅勤務を活用していく中において、
メンバーに対する【目的意識の向上】と【問題把握・課題特定能力の強化】が
マネジメントのキーになることが分かりました。

日頃からメンバーに対して、
『目的や出したい成果は何か?』を問いかけていく事に加え、
『目的を満たすうえで阻害要因になっているものは何か?』
『その阻害要因に対して、どの様な解決策を立てるのか』を
考え方のヒントを与えながら、メンバー自身が解を導けるように
サポートしていくことが必要なようです。

また、在宅勤務中においては
メンバーの業務自体をマネージャーが把握し、手段を問わず
目的に沿った業務へと軌道修正していくことが大切なようです。

おまけ&お役立ち資料

スマートキャリア編集部の鈴木です。
本日も、最後までお読みいただきありがとうございました!

緊急事態宣言の中、弊社のほとんどの社員が在宅勤務に切り替えて
日々の業務対応をしています。

リモートワークという働き方に注目が集まる今だからこそ、
在宅勤務含むリモートワークに関する情報収集・発信に努めていこうと思います。

引き続き、お体にお気をつけて、
お過ごしくださいませ。

■関連するお役立ち資料

『出勤/在宅の比較資料』
https://bstyle.smktg.jp/public/application/add/920

【在宅活用事例】経理・財務
https://bstyle.smktg.jp/public/application/add/786

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大変参考になりますし、読んでいただいた感想までいただき、
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記事担当ライター

鈴木 裕詠

高卒編集長