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2019/01/30

RPAってぶっちゃけどうなの?


こんにちは。
ビースタイル編集部員の夫馬(ふま)です。

「ぶっちゃけシリーズは夫馬担当」という暗黙ルールができたようで、
前回の「在宅勤務制度って、ぶっちゃけどうなの?
に続く連投となりました。

最近、私の頭を悩ませているのが、ミッション遂行と並行でやらなければならない、残業削減とメンバーの生産性向上。
このご時世、「人を入れてくれ」という上司へのごますりは全く機能せず、まずやるべきは目の前の生産性向上。

こんな悩みを抱えている中間管理職は多いのではないか。ということで、本日はビースタイルが導入した生産性向上の最強ツールRPAのぶっちゃけを探ってきました。

【事前情報】

■ビースタイルでは、生産性向上を目的としてRPAを導入

■社内では、17個のRPAが稼働中

■正直なところ、RPAを理解している社員は少なく、
  「RPA・・・?ロボット?」「なんか勝手にやってくれるらしいよ」と囁かれている

■RPA導入による生産性向上は未知数

 

早速、RPAを導入した人に話を聞いてきた

石戸 智美入社8年目 しゅふJOBパート事業部 採用支援ユニット マネージャー
「飲んで、踊って、歌って、仕事する。」一見、真面目なのか、ふざけてるのか分からない、ザ・ビースタイル女子

【求人サイト「しゅふJOBパート」で稼働しているRPAの概要】

■自動でインターネット検索を行い、所定フォーマットに情報を蓄積
求人情報に記載されている勤務地をネット検索し、最寄り駅や駅からの所要時間を調べる。
調べた駅名や駅からの所要時間を、所定のフォーマットに登録。
ボタン1つで起動できるようになっている。

RPAってぶっちゃけどうなのか、はじめに聞いてみた。

石戸 すごくいいです。ボタン1コ押せば仕事が瞬殺ですよ。瞬殺。
夫馬 瞬殺で処理するようにRPAを導入するって、初期の検討が大変だったんじゃない?
石戸 それが、全く。打ち合わせ1回と1つ資料を作っただけです。資料も10分くらいで作れるものでした。
夫馬 おぉ。とりあえず、RPAで何をやってるのか教えて。

 

RPAで何をやっているのか聞いた。

石戸 求人サイト「しゅふJOBパート」の求人に最寄り駅と駅からの所要時間の掲載が必要なんです。駅名や所要時間を調べる作業はとても簡単で1件30秒もあれば作業は終わるんですが、問題は、突発的に100件単位で求人をいただいた時。
1件1件、勤務地から最寄り駅や駅からの所要時間を調べる必要があるんですよ。
夫馬 それを調べるのが大変だったと?
石戸 そうそう。業務自体はオペレーション化できていて、誰でもできる。でも、常時発生する業務ではないので、人を固定でおいておけない。でも、業務が発生すると大量にあるわけです。
業務が発生するたびに、対応できる人を探して、依頼して。いないと社員がずーっと単調な作業をやっているわけです・・・。
夫馬 生産性が悪い状態だったんだね。
石戸 なにかツールを作って自動化したいなぁと考えていた時に、「RPA導入しますよ~」って発信があって、「あ。これじゃん」って思ったんです。

 

RPAの導入時のことを聞いてみた

夫馬 RPAの導入時にはどんな準備をしたの?
石戸 RPAが調べた情報を登録するためのExcelフォーマットと、データを保存するフォルダを作ったくらいです。
夫馬 え。じゃあ、後は口頭説明?
石戸 はい。RPAのエンジニアにやりたいことを説明しました。いやぁ、楽でしたねー。
夫馬 伝える時に気をつけたことは?
石戸 「しゅふJOBパート」のシステムの癖のようなものは伝えました。
駅名のマスターを持っているシステムなので、RPAが拾ってくる駅名と完全一致しないとシステムがエラーになるとか。
あとは、求人をいただいてから掲載までのスケジュールもお話しました。
社内でどういう動きをしているのか、どのタイミングでRPAを動かしたいのかとか。
夫馬 ちゃんと業務内容を理解できてないと、仕様が漏れちゃいそうだね。
石戸 そうですね。RPAのエンジニアの方に丁寧に、懸念点も含めてヒアリングしてもらったので、漏れはなかったですね。
要件を詰める中で、RPAのエンジニアから「所要時間 徒歩30分って現実的ではないですよね。徒歩時間が長い場合は自動車での所要時間にしませんか?」とか、提案してくださいました。
おかげで、漏れなく、1回のヒアリングで納品されましたよ。

 

RPAを動かし始めてぶっちゃけ・・・

夫馬 無事に動いてる?
石戸 問題なく動いてます。
夫馬 じゃあ、今まで対応してた時間はほぼ0時間になった?
石戸 そうですね。ほぼ0です。例えば200件の求人を処理するのに、2時間くらいかかっていたのが、RPAのボタンを押すっていう一瞬の行動になりました。
夫馬 空いた時間は、また新しいことに取り組んでるの?
石戸 そうですね。空いた時間を営業活動など、別の業務に割り当てられるようになりました。導入の効果は大きいと思います。

 

RPAを導入した後の変化について聞いてみた

石戸 誰でもできる仕事、要するにルーティン作業はやらない!っていう決めを作ることができました。
人がパワーを割くべきことに集中するようになりましたよ。
夫馬 ぶっちゃけ、RPA導入する前ってRPAのことわかってた?
石戸 全然わかんないよ~。きっと、世の中の大半の人がわかってないですよ笑
とりあえず、単調だけど面倒なことをやってくれるやつっていう認識です笑
■簡単なまとめ

・RPAが何者かわからないド素人でも、RPAのエンジニアに任せれば、オペレーション業務の自動化ができるらしい。
・自動化された後は瞬殺で業務が終わるらしい。
・RPAに関わった社員は、「もう、オペレーション業務はやらない」という判断をするようになっていました。

 

RPAはバカだと思ってる!

島 裕紀子入社6年目 スタッフィング事業部 業革ITユニット
いつも「ぶぅぶぅ」言うから、あだ名は「ぶぅちゃん」

【スタッフィング事業部で稼働しているRPAの概要】

■求人の応募者対応
求人媒体に掲載した求人に応募があった場合、応募者が当社登録者か未登録者かを調べる。
未登録者には当社登録案内のメールを自動で送信、登録者の場合は、基幹システムにどの求人媒体から応募があったのか情報を登録する。

■登録者へのメールマガジンの送信
スタッフィング事業部が使っているメール配信システムはタイマー設定ができない。そのため、RPAは決まった時間に動き出し、メールマガジンを送信してくれる。そのため、休日もメールを配信できるようになった。

ぶっちゃけ、RPAって知ってたの?

知ってた!友達の会社で導入してて、「トイレに行ってる間に集計してくれるんだー」って言ってたから、いいなぁと思ってたんです。
そしたら、社内で「RPA導入するよ」って共有があったから、おぉ!便利なの来た!って思った!
夫馬 RPAで何やってるの?
いろんな事やってるんですけど、一番生産性が上がったのは、求人への応募者対応ですね。求人サイト「しゅふJOBパート」に派遣の求人を掲載してるんです。しゅふJOBパートと派遣事業は基幹システムが違うので、そのデータ移行作業をRPAで対応しています。
初めて応募してくださった方には、派遣サービスへの登録を促すメールを送ったり、登録者からの応募だった場合には、派遣のマッチングシステムに「しゅふJOBパートから応募がきた」というフラグをつけるという処理をしています。

 

ぶっちゃけRPAってどうなの?

夫馬 使ってみた感想は?
RPAってバカだと思ってるから、満足してます!!!
夫馬 は???バカ?
AIじゃないんですよ!学習しないんです!決めたことを決めたままやるんですよ。だから、最初の頃はイライラしちゃって。RPAのバカー!って。
夫馬 RPAは「真面目」ってことね。
うんうん。そうそう!フローどおりにちゃんとやる。
人間がやるよりも、フローどおりに生真面目にやってくれるー!
夫馬 優秀なロボットだよね?
それが、最初のころ、しょっちゅう止まっちゃったんですよー!
理由は、ちゃんとフローを網羅してRPAに登録できてなかっただけなんですけどね。
夫馬 それ、RPA悪くないよね笑 でも、複雑な処理もやってくれるんだね。
うん。こういう条件のときはAの処理、こういう条件のときはBの処理みたいな感じで、複雑な分岐の処理もやってくれてますね。
でも、人間だったら無意識にやってたことが、RPAだとちゃんとルールを教えてあげないといけないんですよ!!!
夫馬 それ、RPA悪くないよね笑 要するに、ルール化できていると思っていたけど、意外に暗黙のルールが存在してたってことだね。
そういうことです・・・。

 

RPAを導入した後の変化について聞いてみた

夫馬 ちなみに、どれくらい工数削減できたの?
事業部全体の工数で1日8時間くらいは工数削減できましたよ。おかげで、オペレーションのためにスケジューリングしなくて良くなった。
夫馬 自分の時間が自由になったんだ!
RPAはタイマー設定ができるから、所定の時間に勝手に動き出して作業をしてくれるんです。休日にも動いてくれるという点では、スケジュールだけではなく、成果に繋がるので、本当にありがたいですね。
あと、こうやってRPAを導入していくことで「考える仕事」だけが残っていくんだなと実感できました。
データ集計とかオペレーションの仕事は社員がやらなくていいと思っています。
そこに時間かけるのは、会社のためにならないなって。
■簡単なまとめ

・RPAは複雑な分岐処理が必要なオペレーションも実行してくれる。
・複数の基幹システムを起動し、事務処理を進めてくれる。
・タイマー設定をしておけば、勝手に起動して動いてくれる。
・社員の中に「社員は考える仕事をする」という意識が芽生えていた!

 

せっかくなので、RPA担当にも話を聞いてみた。

加賀 崇利中途入社1年目 RMaD事業部
RPAを知り尽くしたプロフェッショナル。生産性を向上させてくれる、社員にとって天使のような存在。

RPAのプロにド素人な質問を投げかけてみました!

夫馬 RPAって何者ですか?
加賀 そうですね。RPAは・・・・。どのレベルでお話すれば・・・
夫馬 私、全くわからないので、ド素人向けにお願いします!
加賀 ざっくりいうと、事務作業で取り扱っているデータ処理を自動化ができるものです。今まで、データ処理の自動化って、マクロで対応したり、システムを作る企業が多かったと思うんです。でも、マクロやシステムって、一連の事務作業をすべて実行できるわけではなく、一部の処理しか担えないんですよ。
夫馬 ・・・???全然、わかりません・・・。
加賀 (苦笑)RPAは、事務処理の中に含まれるインターネット検索やそこに表示される情報のデータ化、基幹システム上での検索や情報登録など、様々なアプリケーションをまたいで、業務の流れを1つの作業として自動で実行してくれるんですよ。
夫馬 今まで人がシステムを操作していたけど、RPAは、人に代わってシステムやインターネット検索などのPC操作をしてくれるということですね!
加賀 そうそう。さらに、今までは、処理が少ないとシステム導入や改訂って、やってもらえなかったと思うんです。お金がかかっちゃうから。だから人手でやっている企業が多かったんです。でも、RPAは、カンタンに設定ができて、仕事を手放すことができるんです。しかも、安く。

 

RPAの苦手なこともおしえてもらう

夫馬 スタッフィング事業部の島さんに「RPAはバカだ!」って聞いたんですけど、RPAってバカなんですか?
加賀 バカ・・・。言われたことしかできないことかな。
業務が定型化されていて、ひとつひとつの作業が定義されているものは得意としているのですが、定義が曖昧なものは、RPAに設定ができないので、処理できないですね。
夫馬 (何回も言うけど)真面目なんですね。

 

RPAの導入についても聞いてみる

夫馬 システム導入の時って、プロジェクトマネージャーを立てて、システムが分かる人、業務を理解してる人とか、複数人の適任者を立てるのが大変っていうイメージです。
加賀 なるほど。RPAの導入とシステムの導入は全然違うんですよ。
システム開発って、費用対効果を出して、かける費用に対して効果が高いって判断されたら、ようやく要件定義をして・・・と手順を踏んでいくんですね。そして、開発にも、テストにもとても時間がかかります。
でも、出来上がったものが、「何か違う」というのも多々ある話です。そうなると、投資額が大きいのにどうするんだ!ってトラブルになったり、改修するために追加コストがかかってしまうんですよ。
夫馬 RPAは、時間がかからないし、トラブルも起きづらいということですか?
加賀 そうです。RPAの良いところは、そこまで影響範囲が大きくないということです。
現状やっている業務を置き換えるだけなので、業務フローが理解できていれば、そうそう間違えたものはできない。
ヒアリングレベルでできるし、万一間違っていても、すぐ修正もできる。
そして、導入費用がすごく安い。
オペレーション業務には、導入も簡単でリスクの低い、RPAがおすすめですね。
夫馬 すごく宣伝された気分です。
ちなみに、RPAってエンジニアがいないと導入できないんですか?
加賀 一般的に、「どう動かしたい」という具体的な内容が決まっていれば、技術者でなくてもできるんです。
プログラミング言語を使用しなくても作れるので、RPAを学べば、自社内でやってみますという企業もありますよ。
夫馬 じゃあ、私にもできる!?
加賀 いやぁ・・・(苦笑)処理が複雑なものや、セキュリティの関係で癖のあるものは専門的な知識が加わってくるので、RPAの専門家がいたほうがスムーズに導入はできると思います。
夫馬 ちなみに、ウチの部署にもRPAで自動化したい業務があるんですが!!自動化してもらえますよね!!!
加賀 く、詳しい内容を聞いてみてからね・・・

 

 

まとめ

RPAは、人がやっている事務作業をそのまま自動化してくれる、真面目なツールでした。
今まで想像していたシステムと違って、複数のシステムやアプリを起動させて事務処理の一連の流れを全部担ってくれるというのは想像の域をこえていました。

今回の取材で最も驚いたのは、RPAを導入することによって、社員の仕事に対する意識が変わったこと。「社員は考える仕事をする」というのが印象的でした。

そして、今回の取材の目的でもあった生産性向上への寄与度は、文句なし。
社員の生産性向上に頭を悩ませていたのに、とっくにRPAが生産性を向上してくれていました・・・。私の悩みって一体・・・。

ちなみに、ビースタイルでは、RPAの導入を支援しています。
この業務、RPAでできる?できない?など無料で診断できるツールもご準備しています。

夫馬早紀 (この記事を書いた人)中途入社7年目 スタッフィング事業部 企画統括
現編集長 続木と二人で12時間7軒の居酒屋をハシゴした記録を持つ酒好き。
忙しすぎると、日焼けしすぎ役員こと宮内に悪態をつくことは社内で有名な話。
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記事担当ライター

夫馬(ふま)

めったに人前に出ないレアキャラ 編集長の続木の飲み友