あれ!?残業、増えちゃった!

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ビースタイル編集部の二瓶です。

冒頭の写真は、サイボウズ株式会社様が提供しているクラウドサービス
kintone(https://kintone.cybozu.com/jp/)のポスターの弊社版を
作成させていただきました。
(許可を頂いております)

弊社では、昨年から残業削減のために
人事制度改革やツール導入、システム改訂等の業務改善を進めてきました。

しかし!!!
今、弊社はタイトルにある通り「あれ!?残業、増えちゃった」という状態に陥っています。

ルールもツールもあるのに、このような事態に陥ってしまった真相とその対処法に迫ります!
 

ビースタイルの残業削減の取組

まずは、ビースタイルの残業削減の取り組みと結果について、お伝えをします。

(主な取組内容)

・業務効率化のための
『タッチタイピング・タスク管理・タイムマネジメント研修』
・残業削減の意識付けのための
『表彰制度の変更』
 ※一定の残業時間を超えた社員は表彰の対象外となります
・気兼ねなく休みをとるための
『有給奨励日の設定』
・深夜残業を減らすための
『基幹システムの21時以降強制停止』
・各部門の無駄な業務・ルールを改善する
『無駄削減会議』 など

上記取り組みを行なったところ
残業時間を1年間で、約15時間減らす事ができました。

しかし、安心したのもつかの間。
2017年1月には残業時間の水準が元に戻ってしまい、現在も高止まりの状態に陥ってしまいました。

これだけの取り組みを実施し、
一時期は結果も出ていたのに、なぜ残業がまた増えてしまったのでしょうか。

弊社の人事に見解を聞いてみました。
 

社員一人一人への意識改革と対策が不十分

二瓶 ここ最近は、また残業時間が増えていますね。この原因は何だと考えていますか?
結論から言うと、現場に残業削減をする目的や意味を浸透しきれませんでした。
生産性を上げる重要性やそのやり方、
残業自体が「かっこ悪い」と思える、人事制度や意識改革が必要だと思っています。
また、メンバーの残業時間を管理するはずのマネージャー層も残業が多く、個別指導が
行き届いていないとも感じています。
二瓶 今後の取り組みとして必要なことは何だと思っていますか?
一言に生産性を上げるといっても、各チーム・各個人ごとに課題は異なります。
今後は、業務改善を専任で担当をする人をチーム内で役割として設け、
それぞれの個別課題に柔軟に対処する予定です。
また、長期的な目線でPDCAを回し、社員が活用しやすい人事制度・取り組みに
変更していくことが必要だと思います。

確かに、ビースタイルには残業してでも仕事を頑張ってしまうガッツあふれる人が多いですね。
全社的な残業削減の取組以外にも、
社員一人一人の意識改革や、個別課題の対策を行う必要がありそうでした。

次に、実際に残業を多くしている社員達に詳しい事情を聞いてみました。
 

人事の取組効果はイマイチ。抜けない残業体質

二瓶 自身の残業時間が多くなっているのはなぜですか?

▼タスク管理とスケジューリングが苦手で、効率よく仕事ができず、
周りの人よりも時間をかけて仕事をしていますね。

▼目標ハイ達成を目指して、明日でも出来る仕事を、ついつい今日やってしまうので残業になりがちです。

▼最近は新人の教育や資料作成など、初めての仕事が多く、慣れてないので時間がかかっています。

二瓶 人事の残業削減の取組について、効果があったと思いますか?
▼効果はありました。業務フローの見直しや早く帰るためのルールを作ったのでチームとして早く帰ろう、といった空気はできました。

▼効果が出たものと、そうでないものと半々といった感じです。
基幹システムが21時に停止しても、処理できる業務はたくさんあるので結局は残って
仕事をしていました。
なんだかんだで、仕事が好きですし。

▼正直、そこまで効果が無かったと思います。
僕は目標達成をしていない時に、有給奨励日を使うのは気まずいし、早く帰るための
人事制度もありますが、利用するタイミングがわからなくて使えていません。

残業が発生している理由は様々であり、多角的な視点で解決に取り組む必要がありそうです。
 
 
ここからは、人事役員中村と、二瓶で残業が多い人の特徴と対策をまとめていきます!
(あくまで、ビースタイル社員の場合です。)
 

残業社員の「4つのタイプ」とその対策

その1:評価気にしすぎタイプ
目標達成のためなら残業して、何が何でもやりきるというガッツあふれるタイプ。
そもそも生産性を上げて仕事をするという発想がなく、気合い・根性で仕事をしている。
根本には評価されたい欲求があり、目標達成のためなら残業など厭わない。

<このタイプによくある発言・行動はコレ>
・「目標達成してないのに早く帰るなんてできません」
・やる気はあるが、仕事のやり方は非効率。

<マネジメントの方法>
評価制度と生産性向上をセットにした施策が必要です。
残業を減らしても目標を達成できる仕事の進め方やスキルを
身につけるよう指導を続けるほか、より短い時間で仕事を
遂行できるよう、高い生産性を評価する評価制度を設けることで、
時間を意識した仕事の進め方になっていくでしょう。
その2:実は相談苦手タイプ
できない事や苦手な事でも、どんどん仕事を引き受けて、
許容量をオーバーしてしまうタイプ。
期待に応えたいあまり、上司には問題ないような報告を
してしまい、相談や協力を仰ぐことができない。
自分の弱身を他人に見せることに抵抗感がある。

<このタイプによくある発言・行動はコレ>
・「大丈夫です。任せてください。」「はい。分かりました!」
・仕事を依頼された時に質問や確認がない

<マネジメントの方法>
上司から声をかけ、仕事の進み具合をチェックしたり、具体的な仕事の進め方を指導していきましょう。
仕事を依頼した時に、「まずは、進め方どうしようか?」と
メンバーの理解度を確認したり、「手伝ってほしいことはある?」と周囲との役割分担ができるよう投げかけるとよいでしょう。
その3:異動・昇格残業タイプ
異動や昇格により、新しいミッションを任されるため、
どうしても多くの時間がかかってしまい、残業が増えてしまうタイプ。

<このタイプによくある発言・行動はコレ>
・「何から手をつけるべきかわからない」
・仕事の進め方がわからず思考・行動が停止している。
・問題解決にばかり時間を割き、本来の目標達成のための業務に時間をかけられていない。

<マネジメントの方法>
業務の優先順位付けや、積極的なコミュニケーションを心がけましょう。
異動者が自走するまでは、「相談苦手タイプ」と同様に仕事の理解度を確認したり、周囲との役割分担を問い掛けることが必要です。
また、昇格者には、初めに業務の大事なポイントを共有し、優先順位付けを行いましょう。
時には思い切ってやらないことを決める、なども必要です。
その4:無駄な気遣いタイプ
本当は残業時間を減らせるが、1人だけ早く帰ることや制度の利用に気兼ねしてしまい、ダラダラと残業をしてしまうタイプ。
自身の業務状況ではなく、「周りの同僚や上司がまだ帰っていない」、「周囲は忙しいそうだから」といった、周囲の状況で
残って仕事をしようという発想になりやすい。

<このタイプによくある発言・行動はコレ>
・「先輩が帰っていないので帰りづらい」「もうちょっと残って仕事するか」
・仕事の量や難易度と残業時間のバランスが悪い。
・制度の利用頻度が低い。

<マネジメントの方法>
まずは管理職への指導が必要でしょう。
このタイプは一見、仕事量が多い、仕事を進めるスピードが遅いと捉えられがちです。
しかし、詳しく調査すると「上司や同僚が、制度を利用していないので、利用しづらい」「毎朝9時に出社することが暗黙のルールになっている」といった声が挙がりました。
管理職が制度の利用促進を積極的に行い、チームとして早く帰ることを良しとする雰囲気作りが必要でしょう。
例外編:仕事以外やることがないタイプ
家に帰ってもやることがない。趣味もないし、基本、ひま。
仕事は好きだから、とにかくずっと仕事をしていようと考える。
残業って減らさなきゃいけないの?という感覚を持っている。
<マネジメントの方法>
彼氏・彼女を作っていただくしかないでしょうか笑
 

調査結果のまとめ

残業削減の取り組みを行う上で必要な要素をまとめると

◯評価されたい・期待に応えたいという欲求に結びつけた制度設計
短時間で生産性の高い仕事をしたことに対するフィードバックや人事評価項目を設け
生産性を高めていく思考や仕事の進め方に変えていく。

◯年次や役割別の個別指導
若手社員の残業課題と管理職の残業課題は異なる。
年次や役割にあった指導を行う必要があります。

◯制度の継続的な運用。PDCAを回す
人事制度を整えた後の「浸透」を重視する。
制度の利用状況、制度やツールによりる残業削減の状況を継続的に確認し、
時には制度改訂や管理職のマネジメントを行いながら組織に根付かせていく。
 

おわりに

冒頭で「はい、わかりました。目標達成しなくていいならね!」なんて
偉そうなことを言ってしまいましたが、
どうやら私は、「はい、わかりました」を連発しているので、その2『実は相談苦手タイプ』のようです。

仕事の進め方を上司に相談をして
上司よりも早く帰るくらいの、残業削減に取り組みます!
※ただ、その4『無駄な気遣いタイプ』にも、ならないように気を付けます。
 
 

以上が残業削減に対する考察内容でした。

ビースタイルでは、社員の残業削減のためにパートタイム派遣を導入いただく事例が増えてきました。
ご興味がございましたら、是非、お問い合わせください。

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この記事を書いた人
…27歳。法人マーケテイングユニット所属(通称:草食系男子のカリスマ)
新卒でビースタイルへ入社。派遣コーディネータを経験後、短期派遣チームのマネージャーとなる。
現在は、メルマガ・ブログ編集部の一員として活動。
社内結婚の年上の嫁は、肉食系営業女子。
休日は、昼からビールを飲むことが好きなインドア派。
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